La Dirección Nacional de Protección de Datos Personales, está realizando, en el marco de sus funciones, inspecciones y auditorías en las empresas, a fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones de la ley 25.326, la resolución DNPDP 11/2006 y complementarias.
Desde la promulgación de la ley 25.326, hace una década, todas las empresas radicadas en la Argentina se encuentran obligadas a registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Ya no quedan dudas, a 10 años de vigencia de la ley de la obligatoriedad de ajustarse a las disposiciones de la ley 25.326 para todas las empresas, que mínimamente deben registrar tres bases de datos mínimas: clientes, proveedores y empleados.
Conforme la normativa vigente a la fecha las bases de datos, deben operarse con ciertos requisitos para que sean legales, rigiendo para la formación, creación y almacenamiento de las mismas los siguientes principios:
Calidad de los datos: los datos que se asienten deben ser ciertos y actualizados, o sea que no pueden tener errores.
Legalidad: deben ser recolectados, previo consentimiento de su titular, salvo las excepciones de la ley.
Finalidad: solo deben ser utilizados para la finalidad por la cual han sido recolectados. El cambio del destino, implica una infracción a la ley.
Temporalidad en el almacenamiento: concluida la finalidad para la cual han sido recolectados y por la cual se obtuvo el consentimiento, se deben destruir.
Seguridad: se deben adoptar medidas de seguridad de modo tal que se restrinja el acceso por perfiles y de acuerdo a la finalidad de la base de datos. Tener designado un responsable de seguridad de las bases de datos.
Confidencialidad: de los datos recolectados.
En este sentido, serán datos personales todos aquellos relativos a una persona física o jurídica. Es por ello que, por ejemplo, los informes de desempeño de una persona en su trabajo, o los pedidos de licencias constituyen datos personales que una empresa eventualmente almacena y que debe tener regulado el procedimiento de acceso y guarda.
Las inspecciones que está realizando la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales tienen por objeto "... Evaluar el grado de cumplimiento lo prescripto por la Ley Nº 25.326 y realizar recomendaciones para el mejor desempeño del responsable dentro del marco legal?"
En este sentido, las inspecciones verificarán la registración de las bases que las empresas están utilizando, el modo en que se realiza la recolección y el tratamiento de los datos y la existencia de medidas de seguridad entre otras cosas.
Es por ello que las empresas deberán verificar poseer un reglamento o documento de uso de bases de datos, documentos de seguridad de las bases de datos, formularios de solicitud de consentimiento, poseer una política de privacidad, contratos de tratamiento de datos personales para el caso en que los mismos sean utilizados por terceros (por ejemplo por la empresa a la que se tercerice la liquidación de sueldos, o búsquedas de personal, entre otros), a los fines de asegurarse que no sólo tienen las bases de datos registradas sino que su uso es acorde a las disposiciones de la ley 25.326.
El incumplimiento de alguna de las disposiciones de la ley y su reglamentación, habilita a la autoridad de aplicación a imponer sanciones a los titulares de las bases de datos, las que van desde multas hasta inhabilitación de la propia fuente de información de la compañía.